Poslovne komunikacije uobičajene vrste, karakteristike i pogreške

Živimo u društvu u kojem je veliki dio tržišta rada konfiguriran na temelju poslovnog okruženja. Bilo da se radi o velikim multinacionalnim tvrtkama, malim i srednjim poduzećima, obiteljskim poduzećima ili čak o pojedinačnim uslugama, svi oni moraju uzeti u obzir da je bitan element njihovog opstanka koherentnost u organizaciji i komunikaciji između njihovih dijelova kako bi se udružili i krenuli prema zajedničkom cilju..

U tom smislu možemo to potvrditi Poslovna komunikacija je jedan od ključnih elemenata organizacije, pogotovo ako ima određenu složenost, radi ispravno i može se prilagoditi i preživjeti. I radi se o toj komunikaciji o onome o čemu ćemo govoriti kroz ovaj članak.

• Srodni članak: "Psihologija rada i organizacije: profesija s budućnošću"

Što je poslovna komunikacija?

Podrazumijeva se kao poslovna komunikacija s nizom postupaka koje provodi tvrtka ili dio tvrtke kako bi se napravile putne informacije, kako interno između različitih odjela ili radnih mjesta tvrtke ili ako govorimo o komunikaciji tvrtke s vanjskom.

Važno je imati na umu da, kao opće pravilo, takva komunikacija ne podrazumijeva samo mogućnost izdavanja informacija, već uključuje i činjenicu da je ta informacija primljena: suočavamo se s međusobnom razmjenom podataka.

Dobra poslovna komunikacija favorizira da svi članovi tvrtke mogu ostati motivirani i da mogu biti poznati njihovi postupci, smanjujući nesigurnost i radnika i vođa u odnosu na stanje istog.. Također olakšava interakciju i poboljšava radnu okolinu, Osim poboljšanja produktivnosti i omogućavanja optimalnijeg reagiranja na bilo koju mogućnost.

Opći ciljevi

Ciljevi poslovne komunikacije lako se razumiju. Interno, s jedne strane, omogućuje stvaranje koherentne organizacije i dijeljenje informacija i rezultata dobivenih od njezinih različitih odjela ili radnika, kao i ciljeva i korporativne vizije tvrtke koja će se generirati i prenositi..

također olakšava razumijevanje onoga što se očekuje od svakog radnika, kao i razumijevanje stvarnosti s kojima se svaka od njih mora suočiti. Također olakšava da svatko radi u istom smjeru i da se mogu naučiti novi načini obavljanja vlastitih odgovornosti..

U smislu komunikacije s vanjskim svijetom, poslovna komunikacija je neophodna kako bi se kontaktirali mediji i generirali pozitivan imidž same tvrtke, kao i analizirali ciljanu publiku i procijenili njihove potrebe. Također nam omogućuje da naučimo privući potencijalne klijente i procijeniti promjene koje su svojstvene dinamičnom i fluidnom društvu u kojem živimo, nešto temeljno kako bismo predvidjeli i suočili se s mogućim poteškoćama i prilagodili se okolišu..

Da bi komunikacija bila učinkovita, nužno je da sama tvrtka stvori učinkovite kanale za to, kao i osnaživanje prijenosa informacija kroz svoje akcije, generiranje sredstava za komunikaciju i također aktivno raditi kako ne bi bilo neizvjesnosti Što se tiče onoga što se traži i traži unutar organizacije.

Također je važno raditi na formalnim i neformalnim aspektima, kao i na procjeni potreba i razmišljanja različitih radnika. Empatija je također temeljna, kao i dobra regulacija i planiranje komunikacijskih mehanizama.

• Možda ste zainteresirani: "Korporativni identitet: što je to i kako definira organizacije"

Različite vrste poslovne komunikacije

Nisu sve tvrtke i organizacije komuniciraju na isti način, a postoje različite vrste i klasifikacije poslovne komunikacije na temelju različitih kriterija.

1. Unutarnja i vanjska

Prvi je onaj koji uspostavlja razliku između unutarnje i vanjske komunikacije, prva koja se javlja između različitih odjela i radnika same tvrtke, a druga koja je usmjerena na uspostavljanje komunikacije s okolinom..

2. Dvosmjerno i jednokružno

Isto tako, možemo pronaći stilove poslovne komunikacije s većom ili manjom razinom interaktivnosti, budući da smo u mogućnosti pronaći iz najuobičajenije dvosmjerne komunikacije u kojoj pošiljatelj i primatelj međusobno djeluju i razmjenjuju informacije sve dok se ne pošalje jednosmjerna poruka u kojoj se šalje samo jedna poruka, općenito sa pozicija moći, do primatelja koji nema mogućnost odgovora.

3. Uzlazno, silazno i ​​horizontalno

Unutar interne poslovne komunikacije neke organizacije, možemo pronaći tri velike vrste ovisno o točki u kojoj informacije počinju i položaju između pošiljatelja i primatelja iste komunikacije. Govorimo o komunikaciji prema dolje kada se komunikacijski čin izvodi od izdavatelja s većom naknadom od primatelja.

Kad je podređeni izdao poruku svom nadređenom, govorili bismo o uzlaznoj komunikaciji. U oba slučaja bili bismo suočeni s vrstom vertikalne komunikacije, tj. Komunikacijom u kojoj subjekti koji održavaju komunikacijski čin imaju nejednak odnos u smislu moći (između njih postoji hijerarhija).

Druga velika vrsta komunikacije je horizontalna komunikacija, koja se uspostavlja između pojedinaca koji imaju istu poziciju i nalaze se na istoj razini hijerarhije.

4. Formalno i neformalno

Konačno, treba napomenuti da u poslovnoj komunikaciji možemo naći postojanje dva različita tipa komunikacijskih kanala: formalnog i neformalnog. Prvi je to gdje se tehnički aspekti obično tretiraju i vezuju za same zadatke, što je svojevrsna komunikacija s poštovanjem usredotočena na razlog i cilj tvrtke..

Međutim, u neformalnoj komunikaciji, obično se uspostavljaju fleksibilnije i prirodnije komunikacije, usredotočeni su prvenstveno na međuljudske odnose i često imaju najveći utjecaj na radnu dobrobit. Potonji se uvelike razlikuje ovisno o tome tko ga obavlja i može nadići radno mjesto, što je teško kontrolirati od strane organizacije.

Moguće prijetnje za dobru komunikaciju

Činjenica održavanja učinkovite poslovne komunikacije je temeljna, ali to nije lako. Potrebno je uzeti u obzir postojanje visoke razine varijabilnosti u situacijama koje se mogu pojaviti, kao i postojanje nesporazumi, zlouporabe i poteškoće u komunikaciji poduzeća.

1. Nedostatak dosljednosti

Jedan od čimbenika koji najviše utječe na to da je komunikacija doista korisna je vjerodostojnost izdavatelja i razmatranje koje se pokazuje primatelju poruke, primjer toga može postojati disonanca između onoga što je rečeno i onoga što je rečeno. je izvršeno, ne držeći izdavatelje način djelovanja u skladu s izdanim porukama.

Potonje se može dogoditi u bilo kojem radniku tvrtke, bez obzira na njihovu hijerarhijsku poziciju ili ako razgovaraju s nadređenim, podređenim ili s nekim na istoj razini hijerarhije, i stvara ozbiljne posljedice za oba subjekta (ovisno o situaciji) može se smatrati loše ili čak odbaciti) kao i za organizaciju (generiranje niže razine povjerenja u osobu iu slučaju visoke pozicije čak iu organizaciji).

Na isti način i na primjer u slučaju velikih poduzeća s velikim brojem odjela, ako postoje razlike između podataka o ovlaštenjima ili referenci unutar tvrtke može stvoriti situaciju u kojoj radnik zapravo ne zna što bi vodstvo trebalo slijediti, nešto što može izazvati frustraciju i nepovjerenje.

Isto tako, potrebno je biti vrlo oprezan s interpretabilnošću poruka, jer postojanje ambivalentnosti može uzrokovati da različiti odjeli ili radnici dođu interpretirati suprotne stvari. Ono što se traži u poslovnoj komunikaciji je upravo osiguravanje unutarnje organizacije i koherentnosti, tako da nejasne poruke s različitim tumačenjima mogu izazvati nesigurnost i sumnju s primateljima poruke.

2. Nedostatak emocionalne veze

Drugi problem može se naći u načinu na koji se komunikacija događa. Na primjer, u nekim organizacijama može doći do poteškoća u stvaranju osjećaja emocionalne privrženosti, što kod radnika može generirati manje predanosti i produktivnosti, a korisnicima nedostatak interesa i potragu za drugim alternativama. Potrebno je cijeniti sve što se radi, čak i ono što nije, u osnovi je komunikativno.

Dakle, sama poruka nije samo važna nego i način na koji se prenosi: nije ista ili nudi iste osjećaje kao e-mail kao sastanak licem u lice ili potraga za stvarnim kontaktom.

3. Ne razumijevanje konteksta

Također se mora vrednovati prilagodba trenutnoj situaciji i društvenom napretku, kao i osobitosti same situacije. Na primjer, u sve globaliziranijem društvu i gdje nove tehnologije omogućuju neposrednu komunikaciju s velikim brojem ljudi u isto vrijeme, možda će biti potrebno analizirati i ulagati u komunikacijske politike koje uzimaju u obzir moć mreža i kako pravilno prenijeti željene informacije, uz procjenu kontakta s potencijalnim kupcima iz drugih regija svijeta.

Isto tako, potrebno je procijeniti vlastitu situaciju tvrtke kako se ne bi poduzimalo više od onoga što može pokriti, budući da je potrebno uzeti u obzir situaciju u kojoj se poduzeće nalazi.

Drugi problem može biti sadržaj poruka koje se izdaju: moguće je da, iako komunikacija postoji, ona ne prenosi ili ne razumije sadržaj koji bi bilo potrebno poslati. Može se usredotočiti na poprilično dopunske aspekte i ukloniti, primjerice, orijentaciju ili ciljeve koje određeno radno mjesto treba imati, ili da uzmu zdravo za gotovo postojanje znanja koje nikada nije bilo eksplicitno.

4. Izolacija i nedostatak komunikacije

Konačno, možda najvažniji problem koji se može ekstrapolirati iz svih prethodnih je mogućnost da nema prave komunikacije.

Najjasniji primjer je stabilna i kontinuirana upotreba monodirekcionalne komunikacije koja može stvoriti situaciju stagnacije i nerazumijevanja onoga što se događa u samoj organizaciji. Srećom, danas se najmanje koristi upravo zato što je najmanje učinkovit i najkorisniji.

Također je moguće da različiti položaji nemaju adekvatne mehanizme za stupanje u kontakt čak i ako se čuju njihova mišljenja, postoji manje mogućnosti za povratne informacije ili čak da različiti dijelovi tvrtke nemaju međusobnog kontakta. Potrebno je stimulirati ovu interakciju na aktivan način.

Bibliografske reference:

• Andrade, Horacio. (2005). Interna organizacijska komunikacija: proces, disciplina i tehnika. Španjolska: Gesbiblo, S. L.
• Brillouin, L. (2004). Znanost i teorija informacija. Mineola, N. Y: Dover.