Kako upravljati vremenom kako bi bili učinkovitiji na poslu

ironično, Upravljanje vremenom je problem s kojim se svi suočavamo, ali nemamo vremena za rješavanje. Međutim, trošiti malo vremena na analizu načina na koji „trošimo“ naše vrijeme i razmišljati o tome kako biti učinkovitiji je nešto što vrijedi učiniti. Upravljanje vremenom je učinkovitije na poslu, ali to je problem s kojim se moramo suočiti.

Uostalom, vrijeme prolazi. I što više vremena prolazi bez rješavanja problema, što više vremena gubimo, to ćemo više energije trošiti i više ćemo mogućnosti puštati. Zato bitno je analizirati naš način upravljanja vremenom kako bismo proveli potrebne promjene. 

21 savjeta kako upravljati vremenom i biti učinkovitiji

Upravljanje vremenom je složeno pitanje koje se kreće od povećanja produktivnosti do usklađivanja radnog i obiteljskog života, izbjegavanja izgaranja, stvaranja dobrih navika ili uspostavljanja dugoročnih ciljeva, između ostalog. Planiranje i određivanje prioriteta osnova su za preuzimanje kontrole nad našim vremenom i našim životom, bez obzira na naše zanimanje. Autor Jory MacKay predlaže 21 strategiju za učinkovito upravljanje vremenom.

Razumijete kamo vaše vrijeme ide

Upravljanje vremenom se ne odnosi na gušenje straha od gubitka vremena. Radi se o razumijevanju moćnih prednosti mudrog korištenja našeg vremena, objašnjava MacKay. Otuda i prvi savjeti i strategije:

1. Razumjeti zašto je upravljanje vremenom važno. Upravljanje vremenom se ne odnosi na gušenje straha od gubitka vremena. Radi se o razumijevanju moćnih prednosti mudrog korištenja našeg vremena.

2. Budite realni o tome koliko posla zapravo možete obaviti u jednom danu. Vrijeme možemo smatrati resursom koji nam jednostavno treba više, ali više vremena ne znači produktivnije vrijeme. Najjednostavniji oblik upravljanja vremenom je raspored kada i gdje ćete raditi.

3. Otkrijte gdje trošite vrijeme. Što više shvatite kako provodite dan, to će vaši napori za upravljanje vremenom biti učinkovitiji.

4. Postavite dnevne ciljeve i upozorenja kako provodite vrijeme. Jednom kada imate pregled kako provodite vrijeme, možete početi svakodnevno mijenjati.

5. Napravite jutarnju rutinu koja vas motivira. Dobro jutarnje rutine može vas pripremiti za produktivan i smislen dan rada, budući da vam daje mogućnost da počnete s pozitivnim impulsom koji ćete iskoristiti tijekom ostatka dana.

6. Odricanje od višezadaćnosti. Istraživanja su pokazala da se ljudi ne mogu usredotočiti na više od jednog zadatka u isto vrijeme. Kada naiđete da gubite fokus, zaustavite se i napišite ono što mislite prije nego se vratite zadatku.

Prioritetizirajte smisleni posao i delegirajte ostatak

Kad jednom saznamo kamo ide naše vrijeme, moramo odlučiti što bismo trebali (i ne bismo trebali) posvetiti našem vremenu, objašnjava MacKay. Za ovo:

7. Odvojite hitno od važnog posla. Razlikovanje onoga što je hitno od onoga što nije i ono što je važno ili ono što nije, pomaže vam odrediti prioritete svog vremena i nacrtati kalendar koji vam omogućuje da obavite važniji posao i manje od onoga što nije važno..

8. Postavite prioritete bez milosti. Odaberite glavne ciljeve i usredotočite se na njih.

9. Koristite pravilo 30X da biste delegirali više zadataka. Mackay predlaže da slijedi pravilo koje je predložio Rory Vaden, koji predlaže da bismo trebali dati 30 puta više vremena nego što nam je potrebno da dovršimo zadatak obuke nekog drugog da to učini. Uzimanje vremena za delegiranje i treniranje druge osobe daje vam neto dobit od 1100 minuta godišnje. Ili, kako kaže Vaden, povećanje ROTI-a od 733% (povrat na potrošeno vrijeme).

10. Dohvatite "ne" u svom rječniku. Prema članku Sveučilišta u Chicagu i objavljenom u Časopis za istraživanje potrošača, govoreći: "Ja ne" nešto, umjesto "Ne mogu", sudionici su se lakše odvojili od neželjenih obveza.

Uspostavite učinkovit dnevni raspored

Nakon što je gore učinjeno, vrijeme je za izradu rasporeda učinkovito upravljati vremenom.

11. Postavite raspored, a ne rokove. Mackay se ovdje služi savjetom Jamesa Cleara. Umjesto da sebi date rok za postizanje određenog cilja (a onda se osjećate kao neuspjeh ako ne uspijete), odaberite cilj koji je važan, a zatim postavite raspored za rad u skladu s tim..

12. Programirajte s vremenom, a ne sa zadacima. Poduzmite velike zadatke i podijelite ih na vremenski ograničene sesije. Organiziranjem dana raspoređivanjem vremena umjesto zadaće, prelazimo s upravljanja rasporedom oko nepoznatog datuma (zadatka) na poznato vrijeme.

"Kalendar je konačan; Postoji samo određeni broj sati u danu. Ta činjenica postaje jasna u trenutku kada pokušavamo staviti nerealan broj stvari u konačni prostor ". 

-Peter Bregman-

13. Rasporedite vrijeme za prekide i prekide. Trebamo vremena za odmor i pretpostavimo da će doći do prekida. Ne računajući na to je kaotično. Prekidi dolaze ili naša tijela govore da moramo napraviti pauzu. Ako nismo računali na to, kad se to dogodi, odjednom se naš savršeno formuliran program spusti.

14. Odvojeno vrijeme izrađivač vremena menadžer. Vrlo je lako popuniti administrativnim zadacima, a ne ostaviti dovoljno vremena za smisleni rad. Jedna stvar je učiniti i drugo upravljati.

15. Aktivnosti serija tijekom tjedna. Grupirajte slične aktivnosti i iskoristite zamah koji dobijete kada počnete. Primjenjuje prvi zakon Newtonovog pokreta na produktivnost: "Objekt u pokretu, ostaje u pokretu".

Koristite lokaciju u svoju korist za upravljanje vremenom

Vaš kalendar ili vremenski okvir nisu jedini alati za upravljanje vremenom koje imate. Mackay sugerira neke načine na koje možete koristiti na radnom mjestu koje mogu utjecati na način na koji radite.

16. Ispitajte metodu Kokice na radnom mjestu za otključavanje vremena. Promjena radnog mjesta tijekom dana može biti odličan način za održavanje motivacije i produktivnosti. Ova Joel Runyon tehnika radi ovako:

• Zapišite sve zadatke koje morate obaviti danas.
• Taj popis podijelite na 3 jednaka dijela ili u tri skupine (skupine koje se vide u vijeću 15).
• Odaberite 3 različita mjesta za svaku seriju radova.

17. Radite s prirodnim energetskim ciklusom tijela. Radite tako da najbolje postupite za vas, tako da ne samo razmišljate o upravljanju svojim vremenom, već i o svojoj energiji.

Zaštitite svoje vrijeme

Nikada neće biti nedostatka stvari koje ćete pokušati zauzeti vaše vrijeme. Zato je morate zaštititi kako biste izbjegli pogrešno korištenje. Mackay predlaže ove savjete kako bi to postigao:

18. Koristite strateška lijenost raditi na pravim stvarima. Pojam "strateške lijenosti" odnosi se na određivanje prioriteta rada i zadataka koji su važni i dopuštajući sebi da budete lijen u kojem oni nisu važni.

"Ništa nije manje produktivno od učinkovitijeg što uopće ne bi trebalo raditi".

-Peter Drucker-

19. Automatizirajte fokusirano vrijeme koje se ne može pregovarati tijekom dana. Važno je osigurati da se vaše fokusirane radne sesije odvijaju glatko. Za to je važno zaštititi se od ometanja. Postoje alati koji vam pomažu komunicirati s drugima da niste automatski dostupni. Ako ne, možete tražiti načine kako drugima omogućiti da znaju da ste u radnom trenutku u kojem ne možete biti zabrinuti.

 20. Upotrijebite metodu Ivy Lee kako biste pravilno završili dan. Ivy Lee predložila je ovu jednostavnu dnevnu rutinu od pet koraka kako bi postigla maksimalnu produktivnost:

• Na kraju svakog radnog dana napišite šest najvažnijih stvari koje trebate postići sutra. Nemojte pisati više od šest zadataka.
• Dajte prioritet tim šest elemenata po važnosti.
• Sljedeći dan, usredotočite se samo na prvi zadatak. Radite dok ne završite prvi zadatak prije prelaska na drugi zadatak.
• Približite se ostatku popisa na isti način. Na kraju dana premjestite nedovršene stavke na novi popis od šest zadataka za sljedeći dan.
• Ponovite ovaj postupak svaki radni dan.

21. Ne zaboravite na prednosti slobodnog vremena. Upravljanje vremenom ne znači samo rad. Da bismo pronašli ravnotežu u poslovnom životu koji nas održava zdravima i sretnima, moramo se pobrinuti da ostavimo vremena za odmor, opuštanje i socijalizaciju.

Upravljanje vremenom i produktivnost izazov je u dosegu svakoga. Međutim, moramo biti svjesni da moramo stati i razmišljati o tome što radimo, kako to radimo i što stvarno želimo postići. To ne znači nužno rad, a kamoli završnu obradu.

Provedite vrijeme, onaj koji vam je potreban, da biste analizirali svoje rutine i promislili svoje zadatke. Pomoću ovih uputa za upravljanje vremenom bit će vam mnogo lakše suočiti se sa svojim poslom ili studijem i dobiti bolje rezultate.

Tri faze visokih performansi, prema Manuel Coloma Visoke performanse nisu koncept ograničen na vrhunske sportaše ili velike poslovne muškarce / žene. Svi mi možemo težiti biti ljudi s visokim učinkom, jer svi možemo postati puno više nego što smo sada, mnogo više nego što bismo ikada mogli zamisliti. Pročitajte više "